Tietosuojaseloste Arvonta
Arvontaan osallistuvien tietojen käsittely
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja. Tällä selosteella informoimme rekisteröityä (jatkossa Sinua) siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia Sinulla on ja miten voit käyttää oikeuksiasi. Selosteen sisällöstä, rekisteröidyn oikeuksista jne. on säädetty EUn Tietosuoja-asetuksessa 2016/679.
Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan toimintaa, joita kohdistetaan luonnollisen henkilön esim. Sinun henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin. Henkilötietojen käsittely voi tapahtua tietojärjestelmissä tai manuaalisesti esim. paperilla tai keskustellen. Henkilötietojen käsittely sisältää mm. tietojen keräämisen, tallentamisen, järjestämisen, säilyttämisen, muokkaamisen, siirtämisen, tietojen yhdistämisen, luovuttamisen, julkaisemisen sekä myös tietojen poistamisen ja hävittämisen.
1.Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjän nimi ja osoite:
Rovaniemen koulutuskuntayhtymä (REDU) -konserni
Korvanranta 50
96300 Rovaniemi
Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava
Tietosuojaan ja tähän käsittelytoimintaan olevissa kysymyksissä ole ensisijaisesti yhteydessä kohdassa 2 esitettyyn rekisterin yhteyshenkilöön.
Tarvittaessa voit olla yhteydessä myös REDUn tietosuojavastaavaan. Hänen nimen ja yhteystiedot löydät redu.fi/tietosuojavastaava -sivulta.
2. Käsittelytoiminnosta vastaavat tulosalue, yksikkö tai yhtiö
Santasport Finland Oy
Vastuullinen johtaja
Nimi Salmela Ella
Sähköposti ella.salmela@santasport.fi
Puh. 0405419309
Käsittelytoiminnon tai rekisterin yhteyshenkilö
Nimi Takkinen Matti
Sähköposti matti.takkinen@santasport.fi
Puh. 0405384336
3. Käsittelytoiminnon tiedot
Käsittelytoiminnon nimi
Arvontaan osallistuvien tietojen käsittely
Käsittelyssä käytettävän rekisterin tai tietovarannon nimi
Arvontaan osallistuvien tietojen käsittely
Käsittelyn tarkoitus
Santasportin asiakkaille lähetettävän palautekyselyn vapaaehtoiseen arvontaan osallistuvien tietojen kerääminen arvontaa varten.
Käsittelyn oikeusperuste
Käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.
• Suostumuksen antaminen
Viestintäkyselylomakkeen lopussa annetaan mahdollisuus osallistua arvontaan henkilön niin halutessa. Mikäli henkilö haluaa osallistua arvontaan, hän voi ilmoittaa yhteystietonsa.
• Suostumustietojen säilyttäminen
Yhteystiedot kerätään Microsoft Forms-järjestelmään.
• Suostumuksen peruminen ja tietojen hävittäminen
Ilmoittamalla rekisterin yhteyshenkilölle (puhelu tai sähköposti). Henkilön tiedot poistetaan MS Formsista.
Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan arvonnan päätyttyä.
4. Rekisteröidyt
Käsittelytoiminnossa käsitellään seuraavien henkilöryhmien tietoja:
Kaikkien, jotka haluavat osallistua arvontaan. Kyselylinkkiä jaetaan Santasportin eri viestintäkanavien avulla.
5. Käsiteltävät henkilötiedot, niiden lähteet ja siirto
Alla olevassa taulukossa on esitetty käsiteltävät henkilötiedot tai henkilötietoryhmät, mistä se on saatu eli henkilötiedon lähde sekä mihin se mahdollisesti siirretään eli henkilötiedon siirron kohde. Taulukko kuvaa yleisellä tasolla käsittelytoiminnon henkilötietojen tietovirran.
Henkilötieto tai henkilötietoryhmä
Yhteystiedot
Henkilötiedon lähde
Arvontaan osallistuva ilmoittaa tiedot
Henkilötiedon siirron kohde
Ei siirretä
6. Henkilötietojen luovutus ja julkaiseminen
Henkilötietojen luovutus
Henkilötietoja ei luovuteta
Henkilötietojen siirto EU:n alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle
Henkilötietojen julkaisu
Henkilötietoja ei julkaista
7. Tietojärjestelmät, tietoturva ja manuaalinen henkilötietojen käsittely
Tietojärjestelmät ja/tai tietovarannot, joita käytetään käsittelytoiminnossa: MS Forms
Tietojärjestelmissä ja/tai tietovarannoissa henkilötietojen käsittelyssä varmistetaan tietoturva seuraavasti:
Käyttöoikeuksien rajaaminen ja käyttäjien tunnistaminen ja käytön seuranta. Kyselylomake käyttää suojattua verkkoyhteyttä. Viestintäkyselyn vastaustiedot ja arvontaan osallistuvien yhteystiedot tallentuvat eri tietueisiin ja tietoja ei ole mahdollista yhdistää.
Manuaalinen henkilötietojen käsittely tai asiakirjat, joita käytetään henkilötietojen käsittelyssä:
–
Manuaalisessa käsittelyssä tietoturva varmistetaan seuraavasti:
–
8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröitynä Sinulla on alla luetellut oikeudet.
1. Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
> Tiedot henkilötietojesi käsittelytoimista löydät tässä tietosuojaselosteesta.
2. Saada pääsy tietoihin
3. Oikaista tietoja
4. Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
5. Rajoittaa tietojen käsittelyä
6. Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
7. Vastustaa tietojen käsittelyä
8. Olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Lisätietoa näistä oikeuksista ja miten voit käyttää näitä oikeuksia löydät: redu.fi/tietosuoja/rekisteroidyn-oikeudet -sivulta.
9. Jakelu
Kaikki Rovaniemen koulutuskuntayhtymän alkuperäiset tietosuojaselosteet tallennetaan intraan tietosuojaselosteet -tiedostokirjastoon. Tämän lisäksi linkki tälle selosteelle on tarjottu linkkinä arvontalomakkeella.